Saját teendőid fogságában érzed magad? Azért lettél vállalkozó, hogy szabad lehess, mégis céged foglya vagy? Az érzés, hogy nélküled nem működne a csapatod, megtölti a naptáradat? Pazarlásnak érzed a pihenésre szánt időt? Keveset tudsz a családoddal lenni? Akkor ez a cikk neked szól. Tények és tévhitek a jó vezetői naptárról.
A naptár egy memória protézis: olyan, mint a fénykép, ami az emlékezetet egészíti ki, vagy a telefon, ami a hangunkat viszi messzebbre. Éppen ezért nem velünk született képesség, hogy hogyan lehet jól kezelni. Pár tipp és szabály betartásával azonban sokat tehetünk érte, hogy ne naptárunk celláiban sínylődjünk, hanem inkább szolgálja mindennapjainkat és erőforrásaink jobb elosztását.
Kezdetnek nézzünk meg két alapvető szabályt, aztán mesélünk egy történetet kavicsokról és vödrökről.
- A naptártervezés proaktív feladat. Biztosan észrevetted már, hogy naptárad önálló életet képes élni: ha nem te töltöd ki, kitölti saját magát. Éppen ezért tudatosan kell hozzáállnod ahhoz, hogy mi, mikor és milyen időtávra kerül bele.
- A naptárad egyes elemei nem egyenrangúak. Vannak fontos és kevésbé fontos, sőt, teljesen elhagyható időpontok és feladatok is. Amíg ezt a prioritási piramist nem építed fel magadnak, nem lesz hatékony a naptárad kitöltése.
Egyik élő közönség előtt tartott műsorában a legendás coach, Stephen R. Covey kiválasztotta egyik nézőjét, és azt kérte tőle, hogy az asztalon lévő kisebb és nagyobb köveket pakolja bele egy vödörbe. A szerencsés hölgy próbálkozott egy ideig, de nem sikerült neki a feladat.
Ez nem is csoda: több kő volt, mint hely a vödörben. Covey elmagyarázta, hogy soha nem fog beleférni mindent a vödörbe, de ha ügyesen dolgozunk, a lényeg benne lehet. A nagyobb kövekre a fontos feladatok kerültek (munka, edzés, főzés, stb.), a kisebbekre pedig a kevésbé fontosak (fodrász, futás, anyós meglátogatása, stb.). Persze egyéni preferencia kérdése, hogy kinek mi a fontos (lásd 2-es pont), de amint a fontos dolgok már a vödörben voltak, közöttük maradt hely a kevésbé prioritásosaknak is, a végén pedig csak olyasmi maradt ki, ami tulajdonképpen nem is annyira lényeges.
A mátrix, ami keresztülhúzza naptáradat
Még egy gondolat Coveytól, ami a jól tervezett és priorizált naptár ősellensége: a sürgős/nem sürgős, illetve a hasznos/nem hasznos tevékenységek táblázata. Ki ne ismerné ezt?
| sürgős | nem sürgős | |
| fontos | kírzis, határidő, sürgetés, katasztrófa | megelőzés, karbantartás, új kapcsolatok, tervezés, töltődés |
| nem fontos | telefonok és emailek többsége, unalmas meetingek, egónk ápolása | sok email és telefon, időrabló szokások, káros szenvedélyek |
Az igazság az, hogy mindennapjaink egy jelentős részét előre nem látható, hirtelen jelentkező, emiatt sürgősnek tűnő feladatok lepik el. Csőtörés, felmondás, egy új projekt, előrehozott határidő, azaz első negyedes dolgok. Ezeket muszáj kezelnünk, hiszen egy jelentős részük fontos is.
A jól tervezett naptár azonban hangsúlyt fektet arra, hogy a fontos, de nem sürgős (és emiatt nem is sürgető) tevékenységeknek védett sávja, kerete legyen, hiszen itt találhatóak a hosszú távú sikerhez szükséges dolgok (feltöltődés, tevrezés, új irányok, megelőzés, stb.).
Sőt, az igazán kiváló naptár arra is figyel, hogy a fontos/sürgős tevékenységeknek időkeretet tart fenn úgy is, hogy nem látható előre, mik lesznek a konkrét tevékenységek. Vezetőként úgyis mindig akad első negyedes vészhelyzet, ezért a rutinosak szánnak neki időt. Ha mégsem üt be a baj, a fenntartott sávot még mindig kényelmesen lehet használni pihenésre vagy más feladatok ellátására.
Úgy is mondhatnánk: ha téged irányít a naptárad, akkor a fontos, de nem sürgős tevékenységek időaránya igen alacsony lesz, míg a sürgős és adott esetben nem is fontos tevékenységeké meg igen nagy.
A naptár, ahogy életünk is, egy rugalmas keret
Folyamatosan változik, hiszen legtöbb teendőnk másoktól függ: találkozók, meetingek, randevúk, a gyerekek összegyűjtése az oviból mind mind időben és intervallumban is amorf képződmények, ezért azt is meg kell értened, hogy bizonyos feladatokra szánt kereteket rendszeresen alábecsülsz, másokat meg felül.
A munkának szánt időszak például olyan, hogy biztosan teljesen ki is fogja tölteni a neki járó cellákat, sőt, túl is terjeszkedne, hiszen vezetőként mindig van még egy feladatot, amit el tudsz végezni. Ezért fontos a fegyelmezettség: megbeszélések, találkozók, egyéni feladatok is addig tartanak, amíg tervezted, és ha erre figyelsz, akkor a zárásaid is sokkal hatékonyabbá válnak majd.
Jellemzően alábecsült időkeret jut a családnak, gyereknek, párnak. Úgy gondoljuk, hogy az érzelmi és testi igényeikre elég időt szánunk, azonban ez ritkán igaz.
Járjon a fejünkben a kreszből vett tétel: a járművezető a távolságokat következetesen túl, a sebességeket pedig következetesen alábecsülni. A vezető – ennek analógiájára – a munkára szánt keretet következetesen túlbecsüli, míg a magánéletére szántat következetesen alá.
Madarat tolláról, embert naptárjáról
Naptárad összességében prioritásaid tükre. Ha nem mutat semmit, azaz nem súlyozod életed részeit és feladatait, akkor reaktív állapotban vagy, azaz csak úszol az élettel. Mivel az első pontban tisztáztuk, hogy a naptárszerkesztés elsősorban proaktív tevékenység, ezért először a hozzáállásodon kell változtatnod.
De hogyan priorizálj, ha eddig nem tetted, vagy a naptárad most kész káosz? Vissza kell nyúlnod a miértekhez! Minden szervezés gyökere az, hogy egyéni szinten meg kell tudnod adni, merre tartasz és miért arra. Ha nincs cél, az út is egyre kacskaringósabb lesz, aztán el is tévedsz. Nincs ez másképpen a naptárakkal sem. Amint meg tudod nevezni azt a pár dolgot, amik igazán fontosak az életben (ez lehet a munkád, egy konkrét projekt, a családod, a gyereked, a hobbira szánt idő, bármi), létrejönnek a “nagy kövek”, azaz tudni fogod, minek kell nagy hangsúllyal a naptáradba kerülni.
Egyedül nem megy? A priorizálást sokszor tanulni kell, főleg ha sűrű az élet. Nem szégyen segítséget kérni asszisztenstől, másik vezetőtől vagy akár egy coachtól, hogy megtanuld, hogyan működik jól a dolog.
Ha megvannak a miértek és a hozzájuk köthető legfontosabb prioritások, és ezeket elhelyezted a naptáradban, akkor kezeld ezeket sarokkőként! Semmit nem ér a “fontos számomra a gyerek” prioritás, ha az edzésére szánt esemény mindig lemondható egy újabb üzleti tárgyalás miatt. Az ilyesmi vagy rosszul megfogalmazott fontossági sorrendre utal, vagy reaktív állapotra.
A naptár az életedet tükrözi, nem csak a munkádat
Sokszor képezi félreértés alapját, hogy a vezetői naptárba csak a munkával kapcsolatos feladatok kerülnek be. Azonban életed nem egyenlő a munkáddal, illetve amire nem tervezel időkeretet, az nem is fontos. Mit jelent ez? Azt, hogy a szabadidőt, az énidőt, a családdal, barátokkal töltött időt is ugyanúgy tervezni kell, mint egy meetinget, és ugyanúgy priorizálni is szükséges.
Covey szavait használva a szabadság valójában fegyelmezettség: akkor van lelkiismeret-furdalás nélküli szabadidőd, ha azt tudatosan és szigorúan a naptáradba foglaltad.
Ha ezt komolyan veszed, az segít abban is, hogy ne csak a munkában tudj jelen lenni, hanem az élet minden területén. A mindfullness leegyszerűsítve azt jelenti: jelen vagy, érzékszerveiddel és tudatoddal is megéled a szituációt. Ha a naptárad megvéd téged, azaz időkeretet biztosít feleséged szülinapi bulijára, akkor abban az időintervallumban nem kell máson aggódnod, nem figyelsz máshova és minőségi időt tudsz tölteni azzal, akivel éppen vagy.
Talán nem is kell felemlegetni azoknak a tárgyalópartnereknek a valódi üzenetét, akik egy megbeszélés alatt is felveszik a telefont. Mit üzen ez neked? Azt, hogy az asztal túloldalán ülő személy nincs is ott, nem tart eléggé fontosnak, és összességében még talán tiszteletlen is egy kicsit. (Ugyanez randihelyzetben egyenesen bunkóság.)
Minden “nem” egy “igen”
Jim Carrey Igenember című filmjének címszereplője hirtelen mindenre igent mond. Helyzete fontos intés: meg kell tanulni nemet mondani, ugyanis ha nincs határa (vagy keretrendszere) annak, hogy igazából mit szeretnénk csinálni és milyen idősávban, akkor el fogunk úszni a teendőkkel.
Látszólag nehezen belátható, milyen haszna van, ha valaki egy órával előbb tud hazaérni és a családjával plusz időt tölteni, mert nemet mondott egy tárgyalásra. Nem minden cselekedtünk haszna vagy értelme látszik azonnal (úgy is mondhatnánk: a családdal töltött idő második negyedes tevékenység), de ez nem jelenti azt, hogy nincs is. Ezért fontos belátni, hogy valaminek a visszautasítása egyben lehetőséget jelent valami másnak a befogadására, megvalósítására is.
Sok vezető a saját magának vagy másoknak való megfelelési kényszerét próbálja enyhíteni azzal, hogy mindenre igent mond és mindig elérhető. Amellett, hogy ez kiváló út a kiégéshez (erről korábbi cikkünket lásd itt), kaotikus és reaktív naptárat eredményez, valamint az első negyedbe csúszást.
Fontos, hogy tudatosítsd magadban: a nemet mondástól nem vagy kevésbé megbízható, nem hagysz cserben másokat és nem veszel el magadtól lehetőségeket.
Legközelebb ha más vezetőkkel találkozol, a szokásos small talk helyett kérdezd őket a naptárvezetési szokásaikról, a prioritásaikról és arról, milyen arányban osztják fel a munkát és a szabadidőt. Tanulságos lesz!
